6 Tipps für effektive Remote-Meetings

Besprechungen sind für die Kommunikation, die Entscheidungsfindung und die Teambildung in einem Unternehmen unerlässlich. Gleichzeitig sind Meetings einer der größten Zeitfresser im Arbeitsalltag. In den USA werden jeden Tag durchschnittlich mehr als 55 Millionen Meetings abgehalten. Da seit Beginn der Pandemie die Zahl der Remote- und Hybrid-Arbeitsumgebungen zunimmt, stehen viele Menschen vor der Herausforderung, Remote-Meetings effektiv und erfolgreich zu gestalten.

Wenn man sich über eine Videokonferenz-App anstatt von Angesicht zu Angesicht trifft, müssen verschiedene Faktoren berücksichtigt werden. Zum Glück können Sie mit den richtigen Tools Ihre Remote-Meetings leicht verbessern und zu einer positiven Erfahrung für alle machen.

Tipp 1: Nutzen Sie einen virtuellen gemeinsamen Raum

Eine der größten Herausforderungen bei Remote-Meetings besteht darin, alle Teilnehmer auf den gleichen Stand zu bringen und ihre Aufmerksamkeit zu behalten. Hier kommen Kollaborationstools wie das ALEAS Board ins Spiel. Unser virtueller Workspace ermöglicht es Ihnen, alle relevanten Informationen an einem Ort zu speichern und wichtige Diskussionspunkte zu visualisieren, auf die jeder von überall aus zugreifen kann. Änderungen sind in Echtzeit sichtbar, Teilnehmer können mit dem Pen Tool schnell Notizen hinzufügen und Sie können Teammitgliedern ganz einfach To Dos zuweisen und den Fortschritt verfolgen, damit nichts vergessen wird. Ein gemeinsamer virtueller Raum schafft Transparenz für alle Beteiligten.

Tipp 2: Schalten Sie die Kamera ein

Wie können Sie eine erfolgreiche Brainstorming-Session oder einen Workshop ohne persönliche Kommunikation durchführen? Remote-Meetings sind mehr oder weniger dasselbe wie face-to-face Meetings, nur ohne die Möglichkeit, alle anderen Teilnehmer ungehindert zu hören und zu sehen. Eine einfache Lösung: Verwenden Sie ein Videokonferenz-Tool und schalten Sie Ihre Kameras ein! Schließlich kann man die emotionalen Reaktionen der Teilnehmer in der Regel sehen, aber nicht immer hören. Dies trägt auch dazu bei, dass niemand durch andere Aufgaben abgelenkt werden und die Besprechung somit kürzer wird. Wir empfehlen, die Kameras bei Besprechungen immer eingeschaltet zu lassen.

Tipp 3: Bereiten Sie eine detaillierte Agenda vor

Die Aufmerksamkeitsspanne der Teilnehmer in Online-Meetings ist tendenziell geringer als bei traditionellen Meetings. Eine detaillierte Agenda mit Zeitfenstern für jedes Thema ist daher der Schlüssel, um die Aufmerksamkeit aller Teilnehmer zu behalten. Im Idealfall sollte es mindestens alle 15 bis 20 Minuten einen Aktionswechsel geben. Das visuelle Abhaken erledigter Punkte trägt dazu bei, ein Erfolgsgefühl zu vermitteln. Wir verwenden ein Agenda-Template aus der ALEAS Board-Bibliothek, so dass jeder Teilnehmer den aktuellen Diskussionspunkt und alle bereits erledigten Punkte sehen kann.

Tipp 4: Fragen Sie nach den Erwartungen

Sammeln Sie die Erwartungen der Teilnehmer zu Beginn eines Workshops/Meetings. So können Sie beurteilen, ob die geplante Agenda den Erwartungen entspricht und ob allen klar ist, was während des Workshops/Meetings erreicht werden kann und was nicht. Während und nach dem Workshop/Meeting können Sie die genannten Punkte überprüfen, um sicherzustellen, dass die häufigsten Erwartungen erfüllt wurden. Genau wie bei der Agenda trägt das visuelle Abhaken der erledigten Punkte in der Regel dazu bei, die Stimmung im Team zu verbessern.

Tipp 5: Führen Sie die Time-Boxing-Methode ein

Um die gefürchtete stundenlange Besprechung zu vermeiden, können Sie die Time-Boxing-Methode anwenden. Besonders in wiederkehrenden Meetings, wie dem Daily Scrum, ist die Timeboxing-Methode sehr wertvoll und hilft sicherzustellen, dass jeder zu Wort kommt, ohne den Zeitrahmen zu überschreiten. In Meetings mit vielen Teilnehmern kann es ein Werkzeug sein, um schweigsamere Teilnehmer in die Entscheidungsfindung einzubeziehen. ALEAS Board verfügt über einen Präsentationsmodus mit einer eingebauten Scrum Clock, die speziell für Remote-Teams entwickelt wurde.

Tipp 6: Führen Sie am Ende eine Feedbackrunde durch

Eine Feedbackrunde ist eine großartige Gelegenheit, Feedback zu sammeln und Aktionsschritte festzulegen, um das nächste Meeting noch besser zu gestalten. Feedbackrunden können eine auflockernde Aktivität sein, um die besprochenen Themen zusammenzufassen und das Meeting auf einer (hoffentlich) positiven Note zu beenden. Da alle Teilnehmer eingeladen sind, sich zu beteiligen, trägt dies auch dazu bei, die Aufmerksamkeit eines jeden für den Abschluss der Besprechung zu gewinnen. Im ALEAS Template Manager gibt es viele verschiedene Vorlagen für Feedback und Retrospektiven.

Hoffentlich helfen Ihnen diese Tipps, Ihr nächstes Remote-Meeting effektiver und ansprechender zu gestalten! Haben Sie noch Fragen oder Anregungen? Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören!