Während wir vor wenigen Wochen noch unbekümmert unserer täglichen Routine nachgingen, bei der Kaffeemaschine den Kollegen noch schnell eine Frage stellten und während des gemeinsamen Mittagessens Ideen austauschten, finden sich viele von uns nun im coronavirusbedingten Home-Office wieder. Teams auf der ganzen Welt stehen vor der gleichen Herausforderung: Sie sind plötzlich dazu gezwungen, remote zusammen zu arbeiten.
Aus eigener Erfahrung wissen wir, dass agile Remote-Kollaboration mit den passenden Tools und Methoden einwandfrei funktionieren kann. In diesem Beitrag haben wir einige Tipps gesammelt, um Ihnen den Einstieg in die virtuelle Arbeitswelt zu erleichtern.
1. Die passenden Tools
Dass es heutzutage möglich ist, über große Distanzen hinweg gemeinsam zu arbeiten, ist natürlich in erster Linie dem Internet und der Entwicklung diverser Software-Programme zuzuschreiben.
Die passenden Tools sind daher eine Voraussetzung für das Gelingen erfolgreicher Remote-Kollaboration. Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl verschiedener Lösungen – welche am besten geeignet sind, variiert je nach Branche, Anwendungszweck, Teamgröße etc. Wichtig ist, dass alle Team-Mitglieder dasselbe Tool Set zur Verfügung haben.
Welche Tools sind notwendig?
- Projekt- und Task-Management, zB ALEAS Board, Jira
- Terminplanung, zB Office 365, Doodle
- Chat, zB Slack, Microsoft Teams
- Online-Konferenzen, zB Skype, Zoom, Microsoft Teams
- Cloud-Speicher, zB Google Drive, One Drive, Dropbox
2. Kommunikation ermöglichen
Gerade für Remote-Teams ist Kommunikation besonders wichtig. Spontane Gespräche im Büro fallen komplett weg, man kann nicht schnell mal beim Kollegen vorbei gehen, um eine Unklarheit zu beseitigen oder in der Pause eine Anekdote teilen. Gerade deshalb sollte bewusst darauf geachtet werden, den Austausch im Team zu fördern und beizubehalten. Das heißt, Arbeitgeber sollten Alternativen zum E-Mail etablieren (siehe oben) und entsprechende Kommunikationskanäle anbieten. Verschiedene Gruppen in diesen Tools tragen dazu bei, dass sich die Teammitglieder frei austauschen können – auch wenn grad nichts Dringendes ansteht. Quasi ein virtueller Plausch in der Kaffeeküche. Auch eine offene Kommunikations-Kultur kann viel zur Stimmung im Team beitragen. Jeder sollte die Möglichkeit haben, Ideen und Feedback kund zu tun, so können Unstimmigkeiten zeitnah aus dem Weg geräumt werden.
3. Meeting-Kultur
Wenn alle Mitarbeiter im gleichen Büro sitzen, ist es ein Leichtes spontan das ganze Team zusammenzutrommeln. Dem ist jedoch nicht so, wenn alle an unterschiedlichen Orten in den eigenen vier Wänden arbeiten. Es bietet sich deshalb an, regelmäßige Meetings mit klaren Zielsetzungen zu planen (wie oft, warum, mit wem?). Unsere STAGILE® Coaches setzten dabei auf die Scrum-Methodik. Tägliche kurze Abgleichs-Meetings (Dailies) helfen, das Team auf Kurs zu halten sowie kritische Punkte sofort zu adressieren und ermöglichen den regelmäßigen persönlichen Austausch im Team.
Einer der großen Vorteile des Home Office ist die flexible Zeiteinteilung. Nichtsdestotrotz solle die Erreichbarkeit der einzelnen Teammitglieder gegeben sein. In der Regel zahlt es sich deshalb aus, Blockzeiten zu definieren, in denen jeder für spontane Calls oder einen kurzen Abgleich verfügbar ist.
Auch informelle Treffen sollten Platz im Kalender finden. Warum nicht eine gemeinsame Kaffeepause oder ein gemeinsames Feierabendbier mit den Kollegen per Videochat einplanen?
Unser Tipp: Schalten Sie bei Online-Meetings die Kamera an! Das ist nicht nur persönlicher, Mimik und Gestik tragen auch dazu bei, den Gesprächsfluss erheblich zu verbessern und machen Online-Meetings für alle Beteiligten angenehmer und effizienter.
4. Visuelle Kollaboration
Damit Projekte in verteilten Teams erfolgreich umgesetzt werden können, braucht es nicht nur Kommunikationskanäle, sondern auch virtuelle Arbeitsbereiche. Tools für die visuelle Zusammenarbeit können für verschiedenste Zwecke genutzt werden – um Ideen zu sammeln, To-Do-Listen zu erstellen, Projekte zu tracken, Meetings vorzubereiten u. v. m. Im Idealfall können alle Teammitglieder von überall und jederzeit einsteigen und sind somit immer auf dem aktuellen Stand.
Insbesondere die traditionelle Art der agilen Planung mit Hilfe eines Whiteboards und jeder Menge Post-Its® stößt in verteilten Teams schnell an ihre Grenzen. Das ALEAS Board löst dieses Problem – es bietet quasi unendliche Arbeitsfläche und eine virtuelle Haftnotiz mit vielen Zusatzfunktionen. Teams können somit in Echtzeit von verschiedenen Standorten aus einfach und effizient zusammenarbeiten.
5. Positiv bleiben und Erfolge feiern
Das Fehlen persönlicher Kommunikation ist zweifellos eine der größten Herausforderung für Remote-Teams. Viele Menschen fühlen sich dadurch isoliert, vor allem wenn sie es gewohnt sind, ihre Arbeit in engem Kontakt und direkter Absprache mit anderen Team-Mitgliedern zu erledigen. Bleiben Sie deshalb während Ihres Arbeitstages mit Ihren Kollegen in Kontakt – sei es über einen Gruppenchat, E-Mail oder soziale Medien –, teilen Sie Neuigkeiten und feiern Sie Erfolgserlebnisse dennoch im Team. Gemeinsam lässt sich auch diese Krise meistern.
Unser Tipp: Virtuelle Kudo Cards sind eine tolle Möglichkeit, ihren Kollegen auch aus der Ferne Anerkennung auszusprechen und gemeinsame Meilensteine zu feiern.
Viel Erfolg und bleiben Sie gesund!
